Ausencia de flujo operativo estandarizado en gestión de tramites manuales en el grupo interno de trabajo de exportaciones de la DIAN - Buenaventura

Abstract

El presente informe describe la práctica profesional realizada en el Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Exportaciones de la DIAN – Seccional Buenaventura, en el marco del programa de Administración de Negocios Internacionales. Durante este periodo, se llevaron a cabo funciones relacionadas con la recepción, verificación y gestión de trámites manuales de exportación, específicamente para los formatos 1162 (planillas de traslado) y 1165 (manifiestos de carga). Estos trámites corresponden a operaciones que, por diversas razones, no pueden realizarse en la plataforma MUISCA. A lo largo de la experiencia, se identificaron limitaciones operativas derivadas de la falta de un flujo documentado que estandarice las etapas del proceso. Ante esta situación, se formuló un planteamiento del problema, junto con una propuesta de mejora que consiste en la elaboración de flujogramas explicativos para cada tipo de trámite. Estos diagramas integran actividades, responsables, registros, dependencia y fases del ciclo PHVA, y buscan servir como guía tanto para el personal del GIT como para los usuarios externos que remiten la documentación. La práctica permite aplicar conocimientos teóricos del programa académico, fortalecer habilidades técnicas, comprender la dinámica operativa del comercio exterior en Colombia y aportar mejoras a los procedimientos internos de la entidad. Asimismo, se reconoce el valor institucional de generar herramientas visuales que contribuyan a la eficiencia, trazabilidad y calidad del servicio prestado.